Découvrez pendant combien de temps il faut garder ses bulletins de paie

Pendant combien de temps faut-il conserver ses bulletins de paie ?

Sur le site officiel de l’administration française « www.service-public.fr », on peut lire quelques recommandations concernant les papiers administratifs. Il est recommandé de conserver les documents suivants jusqu’à la liquidation de la retraite :

• Les bulletins de salaire,
• Les contrats de travail,
• Les certificats de travail,
• Les relevés d’indemnités journalières de maladie.

Rappelons que la liquidation de la retraite se réfère au jour où le salarié acquiert le droit de percevoir une pension de retraite. Il est à noter que le site du Service Public recommande de conserver ses documents même après la retraite. Cela permettra, entre autres, de déclarer une maladie professionnelle suite à la cessation de l’activité professionnelle.

D'ailleurs, si vous l'avez remarqué sur vos bulletins de paie, une mention y est clairement inscrite. Celle-ci indique qu'afin de faire valoir vos droits, il est préférable de conserver votre bulletin sans limite de durée. Ainsi, les bulletins de paie doivent être gardés indéfiniment. Qu'en est-il des employeurs ? Les entreprises ont l'obligation de stocker une copie de vos bulletins de salaire pendant au moins 5 ans. Si vous avez égaré certaines fiches, vous pouvez demander des duplicatas à vos anciens employeurs.

Comment peut-on conserver efficacement ses bulletins de paie ?

Maintenant que vous savez que les bulletins de paie se conservent indéfiniment, il est essentiel de savoir comment les stocker. La méthode la plus courante est bien sûr le traditionnel stockage papier. Grâce à ce moyen, on peut classer chronologiquement les documents dans des pochettes, des boîtes d'archives ou des classeurs, rendant ainsi les documents facilement accessibles. Pour préserver l'intégrité de ces papiers, évitez les environnements humides, et ne les stockez pas directement sur le sol ou en plein air. Il est conseillé d’avoir un meuble dédié au rangement de vos documents. Rangez la boîte à archive en hauteur pour éviter tout incident.

Le stockage numérique reste l’option la plus sûre pour vos papiers administratifs. Cela fait désormais 6 ans, soit depuis 2017 que les employeurs peuvent remettre un bulletin de paie électronique à leurs salariés ou collaborateurs. En effet, d’après le Code du Travail, les entreprises ou organismes doivent conserver ces fiches dématérialisées pour une durée de 50 ans, ou jusqu'à ce que le salarié atteigne l'âge de 75 ans.

Le stockage numérique facilite donc la tâche de l'employeur, car le salarié disposera d'un coffre-fort électronique mis à sa disposition.

Le coffre-fort numérique, une véritable révolution pour les entreprises

En somme, le coffre-fort numérique pour les bulletins de paie présente de nombreux avantages, parmi lesquels figurent la sécurisation et la protection des documents, un accès à vie aux fiches de paie, ainsi qu'un stockage centralisé et simplifié.

Il faut souligner que ce service gagne de plus en plus en popularité. Les entreprises prennent davantage conscience des enjeux liés aux données personnelles. Il n'est donc plus surprenant qu'elles proposent le coffre-fort digital. Notons que seul le salarié a accès aux documents. Le coffre-fort est maintenu à vie, même si le salarié quitte l'organisme.

Les dispositions à prendre en cas de perte des fiches de paie

Si vous avez perdu vos fiches de paie suite à un sinistre ou un vol, vous pouvez rédiger une lettre demandant un duplicata de celles-ci. Vos anciens employeurs sont, en théorie, censés vous fournir des copies. Toutefois, sachez que l'employeur n'est pas obligé de vous transmettre ces documents. Il est en droit de refuser de fournir un duplicata. En alternative, vous pouvez lui demander de vous délivrer une attestation précisant que vous avez travaillé pour son entreprise pendant une période déterminée. Par ailleurs, la demande de duplicata de bulletin de paie peut aussi être adressée à une caisse de retraite, comme la CNAV ou la CARSAT.

Ce sont des organismes qui détiennent généralement toutes les informations relatives à la carrière du salarié. De ce fait, ils peuvent vous fournir un relevé de carrière ainsi que d'autres documents administratifs attestant de vos activités professionnelles. Cependant, les démarches administratives peuvent être longues, c'est pourquoi il est recommandé d'anticiper vos besoins dès la constatation de la perte d'une fiche de paie.

En dernier recours, il y a le certificat de travail. Ce document sert à justifier une période d'emploi au sein d'une entreprise. Vous pouvez l'accompagner d'une copie des relevés bancaires correspondants. Ce document peut donc se substituer à la fiche de paie égarée.