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Indemnités kilométriques : comment se faire rembourser ses frais de déplacement

dans la catégorie Divertissement

Le coût d'un déplacement professionnel a un impact économique sur une société mais peut également en avoir sur le travailleur s'il utilise son véhicule personnel. L'employeur doit ainsi participer au remboursement de ses frais dans certaines conditions. Elles sont exonérées des cotisations et contributions. Comment cela s'organise et comment bénéficier de cette aide, on vous dit tout dans ce sujet.

Illustration : "Indemnités kilométriques : comment se faire rembourser ses frais de déplacement"

Qu'est-ce que les indemnités kilométriques ?

Dans l'accomplissement de son travail, l'employé peut être amené à utiliser son véhicule personnel dans son activité professionnelle. Il peut ainsi demander en retour une indemnité financière à l'employeur qui est tenu de les remplacer. Cette indemnité concerne les frais engendrés pour le déplacement, il peut s'agir de frais engagés pour l'essence ou de frais de transports publics. Ce versement est exonéré de cotisations et contributions sociales et selon les limites fixées par les barèmes kilométriques établis chaque année. Ce barème est fixé par l'administration fiscale et non par l'employeur. Si le véhicule est électrique l'indemnité est majorée de 20 %. Le calcul du barème kilométrique dépend de la puissance du véhicule, du nombre de kilomètres parcourus et concerne tous types de véhicules, c'est-à-dire automobiles, cyclomoteurs, motocyclettes, etc.

Comment demander une indemnité kilométrique

Pour bénéficier d'une indemnité, il faut respecter une certaine procédure. Il faut indiquer la date et le lieu du déplacement professionnel qui a eu lieu. Il faut déterminer l'objet du déplacement mais aussi le nom du client ou du partenaire commercial et finalement les kilomètres parcourus par le véhicule. Pour bénéficier de l'indemnité, l'employeur doit également avoir une copie de la carte grise de l'employé. C'est la comptabilité de l'entreprise qui verse directement cette aide, elle peut également être versée sur la paie mensuelle de l'employé. Dans les deux cas, le nombre de kilomètres, le taux et le montant total de l'indemnité kilométrique doivent être mentionnés sur le bulletin de salaire. Pour rappel, le déplacement domicile/travail n'est pas un trajet professionnel et de ce fait l'employé ne peut prétendre à un remboursement de ses frais. L'employeur peut décider toutefois de participer selon sa volonté.

Quelles conditions pour prétendre aux indemnités kilométriques

Les indemnités doivent être utilisées selon une limite fiscale bien déterminée. S'ils ne sont pas inclus dans le barème, elles doivent être justifiées en fonction de leur objet sinon elle risque d'être assujettie à l'ensemble des cotisations et contributions sociales. Dans le cadre d'un transport alternatif (covoiturage, véhicule électrique ou hybride, trottinette électrique, etc.) le versement des indemnités se fait dans les mêmes conditions. Voici les conditions à respecter pour être remboursé :

  • Le véhicule ne doit pas être au nom de la société
  • Le salarié doit justifier ses frais de déplacement avec des preuves concrètes (date, lieu, nombre de kilomètres)
  • Le trajet doit être supérieur à 50 km et la destination doit être éloignée d'1h30 des transports en commun
  • Le déplacement doit être uniquement professionnel

Les contraventions et infractions dans l'accomplissement d'une mission professionnelle

Si l'employeur est obligé de rembourser les frais de l'employé qui réalise une mission professionnelle avec son propre véhicule, qu'en est-il des contraventions ? L'employeur, s'il s'agit de frais qui ne constituent pas une infraction, est tenu de les rembourser. Il peut s'agir de frais de parking, de péage ou de tout autre frais liés au voyage. Par contre, s'il s'agit d'une infraction commise par l'employé, il est seul responsable pécuniairement. Dans le cadre d'un excès de vitesse, d'une conduite en état d'ivresse ou de toutes contraventions routières, l'employeur ne peut être mis en cause. Du côté du véhicule, si l'employé utilise le sien et qu'une panne a lieu, l'employé doit prouver que le défaut technique a été opéré lors de sa mission. L'employeur devra ainsi participer aux frais de réparation. Si le véhicule toutefois ne respecte pas les exigences routières (défaut d'assurance, ou contrôle technique non à jour) seul l'employé est responsable et il doit s'acquitter des amendes s'il y en a.